保育園ICT化業務支援管理システム Hoic

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Hoicシステムでできること

管理機能

登・降園、出退勤管理

常に最新で、安全なシステムをお使いいただくため、Hoicではクラウド上でシステムの更新を行っております。
機能の更新や新機能導入時などに、園側で更新対応いだだく必要はございません。

●例:登・降園管理画面 ●登・降園管理(画面:例)
●例:出退勤管理画面 ●出退勤管理(画面:例)

登・降園の記録、またスタッフさまの出退勤管理は、保護者さま、スタッフさまにICカードリーダーにタッチしていただくだけ。タブレットなどでの操作が不要で、登・降園の際、急いでいる保護者様にスムーズに記録いただけます。データは自動的に登・降園管理に送信されます。園児の登・降園情報、出退勤管理を一覧で確認することができ、園別、園児、スタッフ別でのエクセル、CSV形式でのダウンロードが可能です。

園児・保護者 情報管理

保育園別に園児情報を確認することができます。また、入園年度や、保護者さまからの連絡があるものなど、様々な条件で検索することができます。園児及び保護者の情報を登録、管理することができます。また保護者への連絡帳、お知らせ、登降園情報にこちらから簡単にアクセスすることができます。
また、兄弟の一括管理に対応しているため、保護者の情報を重複して入力する必要がありません。

職員・パート 情報管理

保育園別に職員情報を確認することができます。また、役職別や、社員名などで検索をすることができます。

職員・パート シフト管理

●例:職員マイページ側 ●画面:職員マイページ
●例:シフト管理画面 ●画面:管理画面のシフト管理
●例:対象日のシフト編集画面 ●画面:対象日のシフト編集画面
●例:勤務実態表 ●画面:勤務実態表

職員、パートのシフトは専用のマイページより各自シフト希望を登録し、登録された情報は、管理画面側の職員シフト表に自動で反映されます。シフトは見やすく色分けされ、確定したシフトの印刷、勤務実績表のエクセルダウンロードにも対応しております。シフト表の日付をクリックすると、その日のシフト編集画面になります。編集画面ではその日登園する園児数、必要保育士人数に対し、現状何名不足しているかが一目でわかるようになっています。

サイト更新機能編

全体連絡機能

●例:管理画面 ●例:管理画面
●例:保護者マイページ側 ●例:保護者マイページ側

対象の園の保護者さま全員のマイページTOP及びお知らせページに、お知らせを掲載することができます。園全体での連絡事項伝達時にご使用ください。また、お知らせ閲覧状況より、きちんと読まれているかを確認することができます。
お知らせが登録された時点で、保護者連絡用メールアドレスにマイページが更新された旨の通知メールが送信されます。

保護者さま個別連絡機能

●例:管理画面 ●例:管理画面
●例:保護者マイページ側 ●例:保護者マイページ側

保護者さま個別に連絡したい場合に使う機能です。写真データやpdfファイルなども添付することが可能です。保護者側からはこのようにお知らせが表示され、ページを開いた時点で既読となります。写真や書類を添付した場合はダウンロードリンクが表示されます。

保護者さま、職員との連絡帳機能

●例:管理画面 ●例:管理画面
●例:保護者マイページ側 ●例:保護者マイページ側
●例:管理画面 ●例:管理画面
●例:職員マイページ側 ●例:職員マイページ側

保護者さまや職員スタッフと施設さま側が直接コミュニケーションを取っていただける、ツリー式の連絡帳です。日々のお子様の様子や相談ごとのやりとりにご利用いただけます。

園レポート、フォトギャラリー

●例:管理画面 ●例:管理画面
●例:保護者マイページ側 ●例:保護者マイページ側

園での活動の様子を写真とコメント入りで保護者さまのマイページにアップすることができます。1回の登録で最大10枚まで登録することができます。保護者側からは小さい写真をクリックすると、ページ上に大きく表示され、写真横の→を押すと、次に登録された写真が表示されます。

セキュリティ設定機能

●例:管理画面
●例:保護者マイページ側

園の基本情報、クラス情報、クラス別の保育士配置規定、シフトの色分け設定、役職ごとのアクセス制限などをこちらで一元管理することができます。また、IPアドレス(インターネット上の住所)を登録することで、外部からのアクセスを制限することも可能です。
こちらの情報が、園児情報や職員情報の各管理画面に反映されます。

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