小規模保育園での導入をご検討の保育園担当者様へ｜
【小規模保育園専用】ICTシステム Hoic(ホイック)

現場保育士の事務作業の負担を軽減！

小規模保育園をはじめ、保育施設では慢性的な保育士不足という問題を抱えています。離職理由の一つである事務作業の負担。おろそかにできない重要なタスクですが、こちらを軽減してくれるのが「保育ICTシステム・Hoic」です。これまで手書きで行っていた「園児登降園記録管理」や「児童票」、「月案」や「週案」、「保育日誌」や「連絡帳」などをすべてパソコンやスマホ、タブレット端末から簡単に作成することができます。

また、園児や保護者に関する事務作業だけでなく、「シフト管理」や「パート・職員情報管理」など保育施設の運営に関する情報もパソコンやタブレットなどで管理、共有できるため、少人数の保育スタッフでも管理に手間取ることがなくなるでしょう。

「パソコン操作に不慣れな方でも簡単に、分かりやすく」をコンセプトにシステムが構築されているので、パソコンなどの精密機械に対して苦手意識をもっている方もすぐに慣れて業務時間短縮につなげることができます。 事務作業の負担が軽減されることにより、保育士のストレスや不満が減ることで離職率の低下に繋がりますし、園児や保護者と触れ合う時間が増え、保育施設に対する満足度も上がるでしょう。

書類のデジタル化で無駄な印刷コストを削減！

紙の資料は意外と多くのコストがかかっています。特に保育施設は資料が膨大です。
その資料を印刷するための紙代はもちろん、保管・管理費用のほか、印刷機器のメンテナンス費用や保育要録などの資料を自治体に郵送・運搬する費用、シュレッダーや業者に依頼する文書廃棄費用とともにこれらの業務に関わる保育士の人件費も必要になります。
資料を保管するためのファイルやキャビネット、保管箱などの備品や、それを保管するためのスペースも小規模保育園では空間の無駄遣いです。
保育ICTシステムを導入し、書類をすべてデジタル化・ペーパーレス化することでこうしたコストの大幅な削減が期待できるでしょう。
小規模保育園では「園だより」などで園児の情報の変更・修正があった場合、紙であれば人数分プリントし直しや訂正を逐一保護者に伝えることになるケースもあります。保護者とのトラブルも発生しやすく、保育士の負担も大きいものです。
「園だより」をICTシステムで作成し、修正後の情報を保育士や保護者全員に即時確認・共有ができるので書類のデジタル化はコスト削減だけでなく保育士の業務負担軽減・業務効率の向上にもつながります。
特にHoicは他社と比較して低コストで導入できることからもコスト削減に貢献できるでしょう。

保育士同士、保護者への情報共有がスムーズに！

Hoicは保育士から保護者へ、また保護者から保育士への連絡機能が充実しています。 普段忙しく登降園時に少しやりとりするしか時間がもてない保護者とは関係が希薄になり、トラブルにつながることも多々ありました。
保育ICTシステムの「連絡帳」「園からのお知らせ」「園への連絡」などの機能でコミュニケーションを効率的にとることにより、保育士や保護者のどちらかも満足感を得ています。
保護者がスマホやパソコン、タブレット端末から時間の都合がつくときに小規模保育園からのお知らせ配信や連絡帳を確認することができますし、お休みや遅刻の連絡など緊急の連絡もオンライン上で簡単にできるため、やりとりがスムーズになります。
また、こうした保護者からの連絡も保育士同士で携帯やタブレット端末から即時共有が可能なため、伝え漏れなどのトラブルを防止できるでしょう。
保育士が電話で保護者とやり取りをするという業務がなくなり、園児の受け渡しもスムーズになるのでより保護者に園児の様子を丁寧に伝えることができますし、子育てに悩む保護者へ個別にアドバイスをすることもできるようになります。
保育士同士や保護者との人間関係を離職理由に挙げる保育士も多いので、Hoicを導入しコミュニケーションが円滑になることで離職率低下も期待できるでしょう。