7月は保育園にとって、一年の中でも特に業務が集中する時期です。七夕会や水遊び・プール活動、夏祭りの準備に加え、熱中症対策や感染症対策など、安全管理もより重要になります。さらに、園だよりや連絡帳の作成、保護者への連絡、月案や指導計画の作成などの事務作業も並行して進めなければならず、多くの保育士が時間に追われています。

こうした業務の中には、現在でも紙や手書きによる作業が多く残っています。しかし、ICTを導入することで、事務作業に費やす時間を削減し、保育士が子どもと向き合う時間を確保し易くなります。

手作業が多い7月の業務とICTによる改善

1．出欠確認・保護者への連絡

水遊びやプール活動では、その日の健康状態や活動への参加可否を毎朝確認する必要があります。

紙の連絡帳や電話で確認している園では、

●記入漏れの確認
●保護者への電話連絡
●職員間での情報共有

などの作業が発生し、登園時間帯の忙しさに拍車をかけます。ICTシステムを活用すれば、保護者はスマートフォンから欠席連絡や水遊びへの参加可否を入力でき、職員は最新の情報をすぐに確認できます。電話連絡や紙の確認に費やす時間が減り、職員同士の情報共有も円滑になります。

2．園だより・お知らせの配布

7月は、

●七夕会
●水遊び・プール活動
●夏祭り
●熱中症対策のお願い

など、保護者へ知らせる内容が増える時期です。紙で配布する場合は、

●印刷
●部数の確認
●配布
●配り忘れへの対応

といった作業が必要になります。ICTを導入すれば、お知らせを保護者へ一斉配信でき、保護者は都合のよい時間に内容を確認できます。また、既読確認機能があるシステムであれば、「保護者が確認したか分からない」という不安も軽減できます。

3．月案・日誌・保育記録の作成

保育記録や月案は、保育の質を維持するために欠かせない業務です。しかし、保育終了後にまとめて作成している園では、残業の要因になりやすい業務でもあります。ICTシステムには、

●入力様式の活用
●過去の記録の引用
●写真の添付
●職員間での情報共有

などの機能を備えたものもあり、記録作成に要する時間の短縮につながります。

4．写真販売の準備

7月は水遊びや夏の行事が多く、写真を撮影する機会も増えます。しかし、

●写真の整理
●クラスごとの分類
●注文票の管理

といった作業は、担当職員にとって大きな負担となります。写真販売に対応したICTサービスを利用すれば、写真の公開から注文受付までを電子化でき、紙での管理や集計作業を減らすことができます。

ICT化は「事務作業の効率化」だけではない

ICTの導入というと、「新しい機器の操作を覚えるのが大変そう」と感じる方も少なくありません。しかし、近年の保育ICTは、保育現場での利用を前提として開発されており、スマートフォンやタブレットで直感的に操作できるものが増えています。特に7月のように行事や安全管理が重なる時期は、事務作業を効率化する効果を実感しやすい時期といえるでしょう。

保育士が書類作成や連絡業務に追われる時間を減らすことができれば、その分だけ子ども一人ひとりと向き合う時間を確保できます。ICT化は単に業務を省力化するためのものではありません。保育士の負担を軽減し、保育の質を高めるための手段でもあります。

忙しい毎日だからこそ、従来の手作業を見直し、ICTを活用した働き方を検討してみてはいかがでしょうか。