保育園ICT化業務支援管理システム Hoic

①新規に職員情報を追加するには、ページ上の「登録」ボタンを押します。

②職員を新規登録する画面に遷移しますので、必要情報を入力し、ページ下の「確認する」ボタンを押して内容を確認後、登録を完了させてください。

①連絡帳でやり取りをするには、やり取りをする職員、スタッフ情報から、 ボタンを押し、保護者さまとの連絡帳ページを開きます。

②職員、パートスタッフ連絡帳ページ上の、「新規投稿」ボタンを押します。

③連絡帳の編集画面に遷移します。
連絡帳では、フリーコメント欄（文字を任意で色をつけたり、強調したり装飾することも可能です。）と、画像や書類を1点添付することができます。
内容を記載し、ページ下の「送信内容を確認する」ボタンを押して、登録を完了させてください。

④投稿した内容は、職員、スタッフ用専用マイページ側に以下のように表示されます。
また、職員、パートスタッフの登録メールアドレスに、連絡帳に書き込みがあったことの通知メールが届きます。

⑤職員、パートスタッフがページを開いて、園からのメッセージを確認すると、自動的に「既読」となります。
職員、パートスタッフより返事があった場合は、状態アイコンが以下のように！マークがつき、園より返信を返すと、！マークが消えます。

⑥職員、パートスタッフのメッセージで会話が終了した場合など、返信が不要の場合に、連絡マークを消すには、連絡帳ページ一覧の編集欄にある、「既読にする」ボタンを押すと、返信なしで！マークを消すことができます。

①登園人数に対して、不足人数が何人と表示されますので、不足が出ている日のシフト調整を行います。
シフト調整をするには、まず調整をする施設名を選択し、（複数園運営の場合のみ）調整をしたい月を選択し、検索するボタンを押します。その月の勤務状況が表示されますので、調整をしたい日付を押します。

②その日のシフトの詳細設定ページに遷移します。その日シフトに入っている職員の対応時間分が色付表示となり、ページ下職員合計に反映されています。
その日登園希望が出ている園児数に対して、必要保育士人数が自動表示されていますので、不足している時間帯を調整します。（必要保育士人数は、シフト設定で設定した人数が自動反映されています）

③シフトを修正したい職員、スタッフ名の時間枠を押すと、シフト登録の画面がポップアップウィンドウで開きます。

④既にシフト登録している内容であれば、シフト選択から該当のシフトを選択、登録外の変則勤務であれば、開始と終了時間、休憩時間を入力し（ない場合は無しを選択）、「保存」ボタンを押してください。
シフト表に反映されたのを確認し、必要保育士人数と職員合計が全て一致すれば、その日のシフト調整は完了です。

⑤完成したシフト表は印刷し、貼り出すことができます。
また、報告用として、対象の施設名、出力したい年度、月を選択し、「勤務実績表」ボタンを押すと、登園した園児数、各スタッフの詳細な勤務時間、拘束時間が一覧で表示されます。
こちらも印刷用にエクセル形式もしくはCSV形式でダウンロードが可能です。

勤務実績表

①出退勤情報を編集するには、ページ下の「編集する」ボタンを押します。

②出退勤情報の編集ページに遷移しますので、時間及び備考欄を入力の上、変更した日の操作欄の「保存」ボタンを押して変更を完了させます。
お休みの場合は、お休みにチェックを入れて、時間は空欄にして「保存」ボタンを押します。
編集が完了したら、ページ下の「戻る」ボタンを押して、修正が反映されたことを確認してください。

●職員専用マイページ ログインページ

●職員マイページ トップページ

●職員マイページ シフト希望

こちらから、職員、パートスタッフが毎月のシフト希望を登録、確認いただけます。
園側で設定した締切日を過ぎると、シフト希望は確定となり、閲覧のみ出来る状態になります。
過去の出退勤記録は前月分のみ確認ができ、こちらは登録時のシフト希望時刻ではなく、実際にICリーダーにタッチした時刻が反映されます。

①お知らせを投稿するには、サイト更新の「お知らせ更新」を選択した後、お知らせページ上の「新規投稿」ボタンを押してください。

②お知らせの編集画面に遷移します。
まずは、お知らせを配信する施設（複数園運営されている場合のみ）、学年やクラスを設定します。
※何も指定しない場合、すべての職員へお知らせとなります。

③お知らせのタイトル、フリーコメント欄（文字を任意で色をつけたり、強調したり装飾することも可能です。）と、画像や書類を1点添付することができます。(1MB以内)
内容を記載し、ページ下の「確認する」ボタンを押して、登録を完了させてください。
また、現在日時以降の日付を指定すると、指定の日時にお知らせがアップされます。
イベントなど期間限定で告知したいものには、「公開期限を設定する」にチェックを入れると、指定の日時にお知らせがダウンされます。

④投稿した内容は、職員の専用マイページ側に以下のように表示されます。
また、職員の登録メールアドレスに、お知らせに書き込みがあったことの通知メールが届きます。

⑤職員がページを開いて、園からのお知らせを確認すると、自動的に「既読」となります。
閲覧状況については、お知らせ一覧の表示状態「閲覧状況」を押すと、ご確認いただけます。

①お知らせを投稿するには、サイト更新の「お知らせ更新」を選択した後、お知らせページ上の「新規投稿」ボタンを押してください。

②お知らせの編集画面に遷移します。
まずは、お知らせを配信する施設（複数園運営されている場合のみ）、学年やクラスを設定します。
※何も指定しない場合、すべての保護者さまへお知らせとなります。

③お知らせのタイトル、フリーコメント欄（文字を任意で色をつけたり、強調したり装飾することも可能です。）と、画像や書類を1点添付することができます。(1MB以内)
内容を記載し、ページ下の「確認する」ボタンを押して、登録を完了させてください。
また、現在日時以降の日付を指定すると、指定の日時にお知らせがアップされます。
イベントなど期間限定で告知したいものには、「公開期限を設定する」にチェックを入れると、指定の日時にお知らせがダウンされます。

④投稿した内容は、保護者さまの専用マイページ側に以下のように表示されます。
また、保護者さまの登録メールアドレスに、お知らせに書き込みがあったことの通知メールが届きます。

⑤保護者様がページを開いて、園からのお知らせを確認すると、自動的に「既読」となります。
閲覧状況については、お知らせ一覧の表示状態「閲覧状況」を押すと、ご確認いただけます。

①ギャラリーに写真を投稿するには、サイト更新の「ギャラリー更新」を選択した後、ギャラリー上の「新規投稿」ボタンを押してください。

②ギャラリーの編集ページに遷移します。
まずは、ギャラリーを公開する施設（複数園運営されている場合のみ）、学年やクラスを設定します。
※何も指定しない場合、すべての保護者さまへ公開となります。

③ギャラリーのタイトルを入力し、公開する日付を選択します。現在日時以降の日時を入れると、予約投稿となります。
続いて、写真をアップするには、「画像・ファイルの添付」のボタンを押します。

パソコンからの場合

「画像アップロードの選択」ボタンを押すと、画像選択画面が開きます。
アップしたい写真の場所を指定して、「開く」ボタンを押して反映させます。
これをアップしたい写真分繰り返します。

タブレット・スマホからの場合

「画像アップロードの選択」ボタンを押すと、それぞれ写真の選択のウィンドウが開きます。
タブレット、スマホの場合は、複数の写真を一度に選択、アップロードを行うことができます。

iPhoneの場合

STEP.1

「フォトライブラリ」を選択します。

STEP.2

アップしたい写真があるフォルダを選んだ後、アップロードする写真を押してチェックマークをつけ、「完了」を押します。

androidの場合

STEP.1

アップロードするファイルの選択画面が表示されますので、アップしたい写真がある場所を選択します。

STEP.2

アップロードしたい写真を押して反映させます。
または長押しすることで、複数選択モードに切り替わりますので（一部対応していない端末もございますので、ご了承ください）、アップしたい写真を複数選択した後、「開く」を選択します。

複数の高画質の写真をアップロードする際には大容量のデータ通信が発生します。WiFi環境などでの利用をおすすめいたします。

④アップロードが完了すると、編集画面に写真が反映されます。写真を削除する場合は、不要な写真の「削除」ボタンを押すと削除することができます。

ページ下の「確認する」ボタンを押して、内容の確認を行い、問題がなければそのまま登録を完了させてください。

⑤投稿した内容は以下のように保護者さまのマイページに反映されます。

①活動報告を投稿するには、サイト更新の「活動報告更新」を選択した後、活動報告ページ上の「新規投稿」ボタンを押してください。

②活動報告の編集画面に遷移します。
まずは、活動報告を配信する施設（複数園運営されている場合のみ）、学年やクラスを設定します。
※何も指定しない場合、すべての保護者さまへ公開となります。

③活動報告のタイトル、フリーコメント欄（文字を任意で色をつけたり、強調したり装飾することも可能です。）と、画像や書類を1点添付することができます。(1MB以内)
内容を記載し、ページ下の「確認する」ボタンを押して、登録を完了させてください。
また、日付の所で現在日時以降の日時を入れると、指定の日時にお知らせがアップされます。

④投稿した内容は、保護者さまの専用マイページ側に以下のように表示されます。

①提出書類を登録するには、サイト更新の「提出書類更新」を選択した後、活動報告ページ上の「新規投稿」ボタンを押してください。

②提出書類の編集画面に遷移します。
まずは、提出書類を配信する施設（複数園運営されている場合のみ）、学年やクラスを設定します。
※何も指定しない場合、すべての保護者さまへ公開となります。

③日付はアップした日が自動的に反映されます。資料の説明文を入力し、「ファイルを添付」ボタンを押して、添付するファイルを選択し、「開く」を選択すると、編集画面に反映されます。
ページ下の「確認する」ボタンを押して、内容を確認した後、登録を完了させてください。
※アップできる書類の容量は1ファイル1MB以内です。

④投稿した内容は、保護者さまの専用マイページ側に以下のように表示されます。

⑤保護者様がページを開いて、園からの提出書類を確認すると、自動的に「既読」となります。
閲覧状況については、提出書類一覧の表示状態「閲覧状況」を押すと、ご確認いただけます。